UWA gør en sag for yderligere forandringer med automatisering eftersyn

0
35

Nul

Når du sender studerende et tilbud om en stilling, personalet på University of Western Australia (UWA) manuelt udarbejde breve, monotonously indtastning af hver linje af oplysninger for omtrent 23,000 breve hvert år.

Bogstaverne har 90 forskellige områder, og når der er oprettet manuelt, ville det tage personalet på university op til 30 minutter at gennemføre bare én.

Indset, at der var et behov for at gennemgå forskellige manuelle processer som denne, UWA Løsninger føre Julie Millias henvendte sig til Oracle omkring 18 måneder siden, der er interesserede i at udnytte cloud-teknologi til at automatisere oprindeligt tilbud bogstaver proces.

“På et universitet, vil du opdage, at et tilbud om optagelse er, at core business funktion, fordi vi alle, at vores studerende kommer i,” Millias forklaret. “Omkring samme tid, og de har alle afsluttet 12 år og det er en meget konkurrencedygtig plads-vi ønsker at få vores tilbud breve ud så hurtigt som vi kan, og også før vi kan få et tilbud, breve ud, før de kan acceptere, og hvis de ikke har accepteret deres tilbud brev, så vi kan følge op og lave nogle aktiviteter omkring tilbyde konvertering.”

UWA også ønskede at slå de andre universiteter til at sende breve, især da det er påvirket geografisk allerede ved at være tre timer bagud i forhold til de østlige stater i løbet af sommeren.

Fed op med papirbaserede, manuelle processer — og endda Excel-regneark — Millias fortalte ZDNet universitetet er også at miste markedsandele.

“Vi vidste, at hvis vi kunne automatisere en masse af de processer, vi kunne få oplysninger i realtid, og vi kan hjælpe dem, indlæggelser officerer skabe de breve, der bruger cloud-baseret teknologi; men også at vi kommer til at reducere vores fejl, og vi kommer også til at være i stand til at få vores tilbud breve ud før,” tilføjede hun.

En sådan tilsyneladende simpel opgave var altid den sidste proces lærte til nye medarbejdere, Millias er sagt, så var der så meget, der er involveret, og det blev udsat for menneskelige fejl. Via automatisering, det er nu en af de første opgaver lært, hvilket betyder, at personalet har flere muligheder for cross-træning.

“Nu kan vi få dem på de telefoner, vi kan få dem til at hjælpe studerende, der er kørt fast i processen. Vi kan nu samarbejde med vores studerende, vores potentielle studerende, og har denne en-til-en-forhold, der starter meget tidligere,” Millias sagde.

Efter afsendelse af projektet, bor i September, brev generation proces er nu ned fra 30 minutter til fem.

I stedet for at man indlader sig på et universitet-bred transformation, UWA besluttet, at i stedet eftersyn smerte punkter medarbejdere er fanget på.

“Men hvad har vi lært fra de tilbyder processen var, hvordan man bruger Oracle cloud integration, og vi lærte at bruge Oracle Policy Automation (OPA), og vi har været i stand til at anvende denne til en anden hjemmeside, som vi har netop frigivet kaldet UWA Acceptere,” tilføjede hun.

En online portal, UWA Acceptere giver eleverne mulighed for at klikke på “jeg accepterer” – knappen, snarere end at gå igennem, hvad Millias sagde, var tidligere en smertefuld, langtrukken accept proces.

“Igen, vi bruger OPA til at bestemme reglerne, og hvor de er i godkendelse proces. Og nu er det meget klart for dem, hvordan at acceptere deres tilbud og få den endelige accept klar til indskrivning,” Millias forklaret. “Så jeg har formået at automatisere, at så godt. Bedre slutbruger oplevelse for de nye elever, fordi det ser mere intuitiv, og det bare hastigheder processen op for dem.”

Med “digitale indfødte” university ‘ s målgruppe, Millias sagde, at der er ingen mening i at sende dem til et telefonnummer via en papir-baseret metode.

“De ønsker at gå online, de ønsker at self-serve, men på samme tid, er digitale indfødte, er det naturligt for dem at gå til en hjemmeside og gøre disse processer,” fortalte hun ZDNet. “De ønsker ikke at gøre en papir-baseret form, — de ikke selv virkelig ønsker at komme på telefon og tale med nogen, medmindre de er virkelig sidder fast-og for at være ærlig, har de ikke telefonen op, har de en tendens til at sende via en e-mail, som lander i vores CRM-så nu er vi spore dem gennem vores CRM.”

Læs også: Oracles Larry Ellison: Den måde at undgå tyveri af data er mere automatisering

Projektet, Millias forklaret, må teams til at arbejde sammen.

“Vi var ikke bare arbejder i singularity — var vi arbejder med andre hold,” tilføjede hun.

“At blive et fælles projekt, det er lidt svært, når du har fået flere teams, der arbejder på et projekt. Du er nødt til at have en meget samarbejdsorienteret arbejdsmiljø, og fra tidligere at der ville vi alle slags arbejdet i siloer.

“Så nu vi bringer hold sammen, og vi er cross-training vores team medlemmer, vi deler teknologier en masse.”

Med en rig knowledge base af omkring 3.000 ofte Stillede spørgsmål, UWA ser også på, at gennemføre chatbots for sine elever og sit uni-start-holdet.

“Vi er ved at finde det igen, det er en kanal, som slutbrugere, især unge studerende, der er interesseret i. De ønsker at komme ind på chat-teknologier, så de hurtigt kan bare stille spørgsmål, som de har fået på det fly,” Millias forklaret.

“I de videregående uddannelser, der er et stort skift i retning af cloud-teknologier, og vi er også tænke på den nye generation, der kommer gennem disse digitalt indfødte elever, der ønsker at have oplysninger, der præsenteres for dem i den måde, de vælger.

“Så vi er nødt til at være adræt nok til at være i stand til at holde på toppen af teknologi til at præsentere information på den måde, de ønsker det.”

Relaterede dækning

UTS opladning til alle-cloud med legacy-tech ikke længere grade Suncorp indlæg AU$394m overskud, som det stopper Oracle bank-platform migrationChange er flot Australske sky brugere: Oracle University of Canberra at bruge teknologi til at omdefinere elevernes engagement Flinders University viser, at Dell Boomi for forbundet cloud Australien picking up tempo med digital transformation: Veeam MIDTJYLLAND Department of Justice forvandler back-end med ServiceNow ATO kaldt ud til ikke spore omkostninger i digital transformation program Canberra søger sælger flydende i digital transformation til at modernisere den offentlige service CASA har AU$9m for nogen til at håndtere den digitale transformation Victorianske Højesteret til at gennemgå en teknologi eftersyn Alt som en Service: Cloud-udbydere med at løse problemer i huset, kan DET ikke og gør det hurtigere og for færre penge (TechRepublic)3 måder at omforme dine medarbejdere i en alder af AI (TechRepublic)

Relaterede Emner:

Australien

CXO

Innovation

Digital Transformation: En CXOs Guide

Big Data Analytics

0