UWA fa un caso di ulteriori cambiamenti con l’automazione del processo di revisione

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Quando l’invio di studenti un’offerta per una posizione, personale presso la University of Western Australia (UWA) sarebbe manualmente redigere lettere, monotonamente immissione di ciascuna riga di dati per circa 23.000 le lettere di ogni anno.

Le lettere sono in 90 diversi campi, e, una volta creato manualmente, vorrei prendere, di personale presso l’università fino a 30 minuti per completare.

Rendendosi conto che c’era un bisogno di rivedere i vari processi manuali come questo, UWA Soluzioni portano Julie Millia rivolto a Oracle di circa 18 mesi fa, interessati a sfruttare le tecnologie cloud per automatizzare inizialmente l’offerta di lettere di processo.

“In qualsiasi università, scoprirete che un’offerta di accettazione è che il core business di funzione, perché siamo tutti un po ‘i nostri studenti a entrare”, Millia, ha spiegato. “Intorno allo stesso tempo, sono stati tutti completati anno 12 ed è altamente competitivo e spazio — si desidera di ottenere le nostre lettere di offerta fuori il più velocemente possibile, e anche il più presto che si può ottenere una lettere di offerta fuori, prima di poter accettare, e se non hanno accettato la loro offerta lettera, quindi siamo in grado di seguire e fare alcune attività intorno offrono conversione”.

UWA, inoltre, ha voluto battere gli altri atenei per l’invio di lettere di offerta, soprattutto per come si è interessato geograficamente già da tre ore dietro gli stati della costa orientale durante l’estate.

Fed con della carta a base di processi manuali e fogli di calcolo di Excel — Millia detto a ZDNet l’università è anche perdendo quote di mercato.

“Sapevamo che se si potesse automatizzare un sacco di tali processi, si potrebbero ottenere informazioni in tempo reale, e abbiamo potuto aiutare coloro ammissioni ufficiali di creare quelle lettere utilizzo di tecnologie basate su cloud; ma anche si sta andando a ridurre il nostro tasso di errore, e stiamo anche andando ad essere in grado di ottenere le nostre lettere di offerta fuori al più presto”, ha aggiunto.

Un compito apparentemente semplice era sempre l’ultimo processo ha insegnato di nuovo personale, Millia dire, come c’era così tanto coinvolti ed è stata soggetta ad errore umano. Attraverso l’automazione, è ora uno dei primi compiti insegnato, e quindi lo staff si hanno più opzioni per il cross-training.

“Ora siamo in grado di ottenere sul telefono, si può ottenere loro di aiutare gli studenti che sono bloccati nel processo. Ora siamo in grado di coinvolgere i nostri studenti, i nostri potenziali studenti, e hanno che una relazione a partire molto prima,” Millia ha detto.

Dopo l’invio del progetto live nel mese di settembre, la lettera del processo di generazione è ora giù da 30 minuti a cinque.

Invece di imbarcarsi in una università a livello di trasformazione, UWA deciso invece di rivedere i punti di dolore membri del personale sono coinvolti.

“Ma che cosa abbiamo imparato dal processo di offerta è stato come utilizzare l’integrazione Oracle cloud e abbiamo imparato a utilizzare Oracle Politica di Automazione (OPA), e siamo stati in grado di applicare per un altro sito che abbiamo appena rilasciato chiamato UWA Accettare”, ha aggiunto.

Un portale online, UWA Accettare permette agli studenti di fare clic sul pulsante “accetto”, piuttosto che passare attraverso quello che Millia detto in precedenza è stata dolorosa, tirato fuori processo di accettazione.

“Ancora una volta, stiamo utilizzando OPA per determinare le regole e dove si trovano nel processo di accettazione. E ora è molto chiaro per loro come per accettare la loro offerta e la finale di accettazione pronti per l’immatricolazione,” Millia ha spiegato. “Così sono riuscito ad automatizzare. Migliore esperienza per l’utente finale per i nuovi studenti, perché sembra più intuitivo e non solo accelera il processo per loro.”

Con i “nativi digitali” dell’università del target di riferimento, Millia detto che non c’è nessun punto di inviarli a un numero di telefono tramite una carta a base di metodo.

“Vogliono andare online, vogliono self-service, ma, allo stesso tempo, essendo nativi digitali, è una seconda natura per loro di andare a un sito web e fare questi processi”, ha detto a ZDNet. “Non voglio fare un formulario cartaceo-non ha nemmeno davvero si vuole ottenere al telefono e parlare con qualcuno a meno che non sei veramente bloccato-e, ad essere onesti, non telefono, tendono a inviare tramite e-mail che sbarca nel nostro CRM ora siamo di tracking attraverso il CRM.”

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Il progetto, Millia, ha spiegato, ha permesso ai team di lavorare in modo collaborativo.

“Abbiamo non solo di lavoro nella singolarità — stavamo lavorando con altre squadre”, ha aggiunto.

“Trattandosi di un progetto di collaborazione, è un po’ difficile quando hai più squadre di lavoro su un progetto. Devi avere un ambiente di lavoro collaborativo e dal precedente a quello che ci saremmo sorta di lavorato in silos.

“Così ora stiamo portando squadre insieme e siamo cross-training i nostri membri del team, siamo la condivisione di tecnologie molto”.

Con una ricca conoscenza di base di circa 3.000 domande frequenti, UWA è alla ricerca di attuazione chatbots per i suoi studenti e il suo uni-start squadra.

“Stiamo scoprendo che ancora una volta, che un canale che gli utenti finali, in particolare dei giovani studenti, sono interessati. Si desidera ottenere su chat tecnologie in modo che si può rapidamente fare domande che non hanno preso al volo, Millia, ha spiegato.

“Nell’istruzione superiore, c’è un enorme spostamento verso le tecnologie cloud e stiamo pensando anche a una nuova generazione che passa, questi digitale nativo studenti, che vogliono avere informazioni presentate loro in modo che essi scelgono.

“Quindi dobbiamo essere agile abbastanza per essere in grado di tenere il passo con la tecnologia di presentare le informazioni nel modo che vogliono.”

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